Alquilar material para ferias y eventos en lugar de comprarlo a largo plazo: costes, flexibilidad y configuraciones típicas para empresas

Hoy en día, una presencia profesional en una feria requiere mucho más que un stand con un diseño atractivo. Las tabletas recogen datos de contacto, las pantallas muestran contenidos, los smartphones ayudan al personal del stand, los portátiles ejecutan aplicaciones y las gafas de realidad virtual permiten experimentar los productos de forma digital. Al mismo tiempo, los dispositivos, los accesorios, las conexiones de red y el software deben funcionar juntos de forma fiable.

Por eso, a las empresas les surge pronto la pregunta de cómo conseguir la tecnología que necesitan. Una compra a largo plazo inmoviliza capital y sigue suponiendo un gasto incluso después del evento. En cambio, el material de ferias y eventos de alquiler se puede adaptar al uso, al número de participantes y a la duración del evento. Especialmente en ferias puntuales, giras promocionales, congresos, cursos de formación o campañas de duración limitada, esta puede ser la solución más económica y más sencilla desde el punto de vista organizativo.

En 2026, la participación en ferias estará aún más vinculada a los procesos de venta digitales. Se busca registrar los contactos de forma estructurada, presentar los contenidos de manera personalizada y evaluar las interacciones lo más directamente posible. Al mismo tiempo, la protección de datos, las configuraciones uniformes de los dispositivos, las conexiones móviles estables, la accesibilidad y un uso de la tecnología que ahorre recursos seguirán cobrando importancia. Una solución de alquiler bien pensada de get-IT-easy puede reunir todos estos requisitos en una configuración adaptada a cada proyecto.

¿Por qué las empresas alquilan hardware para eventos según el proyecto?

Las necesidades tecnológicas varían mucho según el tipo de evento. Un pequeño stand informativo puede que solo necesite dos tabletas y una pantalla. En cambio, en un congreso internacional pueden hacer falta un montón de dispositivos de registro, portátiles, smartphones, routers, soportes y equipos de repuesto. Una gira promocional, por su parte, plantea otros requisitos, ya que hay que utilizar el mismo equipo en varios sitios, transportarlo y volver a montarlo con frecuencia.

El alquiler se adapta a esta necesidad concreta. Las empresas reciben el hardware durante el periodo acordado y luego lo devuelven. Así, no hace falta almacenar los dispositivos de forma permanente, inventariarlos ni reservarlos para usos futuros. Además, se alivia la carga de TI interna si la preparación, la configuración y los accesorios ya se incluyen en la planificación del proyecto.

Otra ventaja es la escalabilidad. Si cambia el número de visitantes previsto o se planea una zona adicional para el evento, se puede ajustar la cantidad necesaria, siempre que haya dispositivos disponibles. Así, las empresas no tienen que comprometerse desde el principio con un parque de dispositivos a largo plazo. La lista de comprobación para la instalación de hardware en eventos resume otros aspectos organizativos.

¿Qué costes son realmente relevantes en el hardware para ferias?

Una comparación de costes sensata no debería limitarse solo al valor puro de los dispositivos. En el caso de una adquisición permanente, surgen gastos adicionales por la instalación, la gestión, el almacenamiento, el transporte, el mantenimiento, las actualizaciones, los accesorios y la posterior recuperación. El tiempo de trabajo del equipo interno de TI y del equipo del evento también debe incluirse en el cálculo total.

En el caso de una solución de alquiler, muchas de estas partidas se planifican en función del proyecto. El precio real del alquiler depende, entre otras cosas, del tipo de equipo, la cantidad, la duración del alquiler, los accesorios, la forma de entrega, el seguro, la configuración y los servicios adicionales que quieras. Por eso, los precios de salida solo sirven como orientación inicial. Lo que cuenta siempre es la oferta personalizada para cada caso concreto.

Rango de precios	En caso de adquisición a largo plazo	En caso de alquiler para un proyecto concreto
Necesidades de capital	Inversión para todo el parque de equipos	Los costes se asignan al proyecto correspondiente
Configuración	A cargo del departamento de TI interno o de proveedores externos	La preconfiguración se puede acordar de forma individual
Almacenamiento	Se necesita espacio de almacenamiento propio y gestión de existencias	Devolución tras su uso
Transporte	Organización y embalaje por tu cuenta	Posibilidad de entrega y devolución organizada
Accesorios	Hay que adquirirlos y gestionarlos de forma permanente	Se pueden combinar según la aplicación
Escalabilidad	Los dispositivos adicionales suponen más inversión	El número de unidades se planifica en función de cada proyecto
Riesgo técnico	El envejecimiento y la disminución de la compatibilidad son responsabilidad de la empresa	Selección de dispositivos adecuados para el uso actual
Seguimiento	Borrado de datos, revisión y almacenamiento	Devolución y posterior preparación por parte del arrendador

¿Cuándo tiene más sentido alquilar?

El alquiler de equipos informáticos es ideal sobre todo para necesidades puntuales. Cuanto más corto sea el periodo de uso real en comparación con el tiempo que pensabas tenerlos, más importante es tener en cuenta los costes totales. Un dispositivo que solo se usa unos pocos días al año en un stand de feria sigue generando gastos de almacenamiento, gestión y mantenimiento durante el resto del tiempo.

Algunas situaciones típicas en las que conviene alquilar hardware son:

Ferias, congresos, conferencias y eventos para clientes
Giras de presentación, campañas promocionales y presentaciones itinerantes
Registro digital de visitantes y captación de clientes potenciales
Cursos de formación, talleres, exámenes y sesiones de formación sobre productos
Presentaciones interactivas de productos con tabletas, pantallas o gafas de realidad virtual
Puestos de trabajo temporales para equipos de eventos, agencias y colaboradores externos
Pruebas de software, presentaciones de aplicaciones y proyectos piloto
Proyectos y eventos internacionales en Alemania

Puede tener sentido contar con un equipamiento fijo si se usa el mismo hardware de forma habitual y casi continua. Sin embargo, para eventos variables con requisitos distintos, el alquiler suele ofrecer más flexibilidad. Por eso, la decisión no debería basarse solo en el precio diario, sino también en el tiempo de uso, el esfuerzo interno, la cantidad necesaria y la evolución tecnológica.

Configuraciones típicas de hardware para ferias y eventos empresariales

Una configuración que funcione bien empieza por el uso que le vayas a dar. Solo después deberías elegir el tipo de dispositivo, la potencia, el tamaño de la pantalla, los accesorios y las opciones de conexión. Un dispositivo potente no es automáticamente la mejor solución. Para que el registro sea sencillo, una batería de larga duración, un manejo intuitivo y un modo quiosco estable suelen ser más importantes que la máxima potencia de cálculo.

Configuración 1: Registro y check-in digitales

En la zona de recepción se suelen usar tabletas en soportes de mesa o de suelo. Los visitantes pueden registrarse, confirmar datos, consultar entradas o escanear un código QR. Además, se pueden usar smartphones para el escaneo móvil y portátiles para que el equipo de recepción pueda atender a los visitantes. En la guía sobre tabletas para registros y captación de clientes potenciales en eventos encontrarás consejos sobre la elección de dispositivos, accesorios y procesos.

Es importante que los dispositivos tengan una configuración uniforme, soportes adecuados, una fuente de alimentación fiable y un acceso claramente definido a la aplicación de registro. En el caso de los dispositivos de acceso público, se recomienda una interfaz de usuario restringida para que los visitantes no abran sin querer otras apps o ajustes del sistema.

Configuración 2: Captación de clientes potenciales en el stand de la feria

Las tabletas y los smartphones pueden sustituir a la clásica recogida de tarjetas de visita. El personal del stand documenta el contenido de las conversaciones, clasifica los intereses y transfiere los contactos directamente al proceso de ventas previsto. Con una solución adecuada para la captación de clientes potenciales, se reduce el trabajo manual de seguimiento tras el evento.

Los dispositivos deben ser ligeros, portátiles y fáciles de manejar. En equipos más grandes, es especialmente importante que la configuración sea uniforme. Todos los empleados reciben la misma app, los mismos formularios de entrada y las cuentas de usuario necesarias. Las tarjetas SIM o los routers móviles pueden proporcionar una conexión adicional en caso de que la red del evento no sea suficiente para todas las aplicaciones.

Configuración 3: Presentación interactiva de productos

Los productos y servicios complejos se pueden mostrar de forma clara en pantallas táctiles, tabletas o pantallas grandes. Los visitantes pueden comparar variantes, ver vídeos, usar configuradores o explorar por sí mismos los universos digitales de los productos. Si hace falta, un portátil o un ordenador conectado se encarga de reproducir contenidos más exigentes.

Para esta aplicación, hay que tener en cuenta el tamaño de la pantalla, la distancia de visualización, las condiciones de iluminación y la altura de uso. En un stand de feria muy iluminado, es importante contar con una pantalla lo suficientemente brillante. Además, en las aplicaciones táctiles, los contenidos deben estar optimizados para el tamaño de pantalla elegido. El artículo sobre el alquiler de televisores y pantallas para stands de feria y eventos explica otros criterios de selección.

Configuración 4: RV y experiencias inmersivas

Las gafas de realidad virtual permiten realizar recorridos virtuales, simulaciones de productos, escenarios de formación y presentaciones espaciales. Se pueden mostrar máquinas, inmuebles, vehículos o entornos de producción sin que el objeto real tenga que estar presente en el stand. Para aplicaciones empresariales inalámbricas, por ejemplo, puedes solicitar la Meta Quest 3 como parte de una configuración personalizada.

Dependiendo de la aplicación, la configuración incluye no solo las gafas, sino también auriculares, mandos, ordenadores potentes, accesorios higiénicos y una zona de presentación segura. Si hay mucha afluencia de visitantes, también conviene planificar un procedimiento para la limpieza, las instrucciones y el cambio de dispositivos. El uso supervisado evita errores de manejo y garantiza un desarrollo ordenado de la actividad.

Configuración 5: Oficina temporal para eventos

La dirección del proyecto, la organización, la prensa, la atención a los expositores y la coordinación técnica suelen necesitar sus propios puestos de trabajo durante un evento. Los portátiles, monitores, smartphones y routers de alquiler crean un entorno de trabajo completo en poco tiempo. Una vez finalizado el evento, se devuelve el equipo sin que se genere un inventario permanente adicional de dispositivos.

Resulta especialmente útil configurarlo todo de antemano con cuentas de usuario, aplicaciones, ajustes de red y normas de seguridad. Así, el equipo podrá ponerse a trabajar más rápido tras la entrega.

Configuración 6: Señalización digital e información para visitantes

Las pantallas, junto con ordenadores multimedia, son ideales para horarios, indicaciones sobre las salas, vídeos de productos, contenidos de patrocinadores o información actualizada sobre la programación. En eventos más grandes, se pueden usar varias pantallas con contenidos coordinados. En la guía sobre señalización digital en eventos encontrarás más información práctica.

En la planificación hay que aclarar si los contenidos se almacenarán localmente, se actualizarán a través de una plataforma o se transmitirán en directo. Además, hay que tener en cuenta los soportes de suelo, los soportes de pared, los cables, los adaptadores y los dispositivos antirrobo. No basta con una pantalla técnicamente adecuada si en el lugar del evento faltan los soportes adecuados o la conexión de señal.

La preconfiguración ahorra tiempo en el lugar del evento

El montaje de una feria suele tener un calendario muy apretado. Si hay que configurar cada tableta por separado, instalar cada aplicación a mano y dar de alta cada cuenta de usuario allí mismo, se producen retrasos que se pueden evitar. La preconfiguración traslada estas tareas a la fase de preparación.

Dependiendo del proyecto, se pueden preparar aplicaciones, pantallas de inicio, ajustes de wifi, cuentas de usuario, presentaciones, accesos al navegador y ajustes específicos del proyecto. Para ello, la configuración de los dispositivos de alquiler se puede incluir de forma individual en el presupuesto. También se pueden incluir en la planificación tarjetas SIM, routers y configuraciones de realidad virtual. En el caso de las tabletas de uso público, el modo quiosco puede garantizar que solo esté disponible la aplicación prevista.

Antes del envío, hay que probar todo el sistema. Esto no se limita solo al funcionamiento de un dispositivo individual. Lo importante es comprobar si la aplicación, la cuenta de usuario, la red, los accesorios y el contenido de la presentación funcionan juntos. Una breve prueba práctica en condiciones reales puede evitar muchos problemas el día del evento.

La red y la conexión móvil como parte de la configuración

En los eventos, muchos expositores y visitantes comparten la infraestructura disponible. Aunque el organizador ofrezca wifi, conviene comprobar si el ancho de banda, los datos de acceso y los requisitos de seguridad se ajustan al uso que le vas a dar. Una app para captar clientes potenciales tiene otros requisitos que una retransmisión en directo o una presentación de productos basada en la nube. La guía sobre el wifi en eventos trata con más detalle la planificación de la red y los accesos seguros para invitados.

Los routers móviles y las tarjetas SIM pueden servir como conexión principal o como respaldo adicional. Sin embargo, el rendimiento real depende de la ubicación, de la red móvil, de la estructura del edificio y de la carga de la red. Por eso, las aplicaciones críticas deberían poder soportar, en la medida de lo posible, incluso pequeñas interrupciones. Los formularios sin conexión, las presentaciones guardadas localmente y los datos sincronizables reducen la dependencia de una conexión permanente.

Ten en cuenta la protección de datos y la seguridad de los dispositivos

En los dispositivos de las ferias se suelen gestionar datos de contacto, notas de reuniones, datos de acceso o documentos internos. Por eso, la protección de datos no debe dejarse para después del evento. Ya durante la configuración hay que decidir qué datos se guardan localmente, quién puede acceder a los dispositivos y cuándo se transfiere o se borra la información.

Los dispositivos se pueden proteger mediante códigos PIN, derechos de usuario restringidos, modos quiosco y ajustes definidos de forma centralizada. Los soportes y los sistemas antirrobo reducen el riesgo físico en el stand. Para aplicaciones sensibles, también se recomienda proporcionar solo los datos y funciones que realmente se necesiten.

Tras la devolución, los datos de los clientes se eliminan de los dispositivos alquilados. Si existen normas internas de protección de datos, información confidencial sobre proyectos o requisitos especiales de cumplimiento normativo, también se puede solicitar un borrado certificado de datos. Estos requisitos deben indicarse ya en la fase de elaboración del presupuesto. Encontrarás más información en el artículo sobre protección de datos, restablecimiento de dispositivos y gestión de datos de clientes en los stands de feria.

Sostenibilidad gracias al uso repetido

En 2026, la sostenibilidad será uno de los temas centrales del sector de las ferias y los eventos. Además del desplazamiento, el montaje de los stands y el consumo energético, también se presta cada vez más atención al hardware utilizado. Los dispositivos que se compran solo para unos pocos días de evento y que luego apenas se utilizan suelen ser difíciles de justificar desde el punto de vista de los recursos.

Los dispositivos de alquiler se utilizan para distintos proyectos y, tras su devolución, se revisan, se limpian y se vuelven a preparar. Este uso repetido puede ayudar a aprovechar mejor el hardware disponible. Además, las cajas reutilizables con cierre de seguridad reducen la necesidad de usar siempre embalajes de transporte nuevos. El artículo sobre logística sostenible en el ámbito de las tecnologías de la información muestra cómo se pueden poner en práctica estos procesos.

Una solución de alquiler no convierte automáticamente una presencia en una feria en algo totalmente sostenible. Sin embargo, puede ser un elemento útil si las empresas evitan tener existencias innecesarias de equipos, piden las cantidades adecuadas y utilizan accesorios reutilizables.

Planificar la cantidad adecuada y las reservas

Si hay muy pocos dispositivos, se producen tiempos de espera y el personal se ve sobrecargado. Por el contrario, si hay demasiados, aumenta la carga de trabajo del proyecto. Para planificar las cantidades, hay que tener en cuenta el flujo de visitantes, el número de empleados, la duración de cada interacción y las áreas de uso simultáneas.

En los puestos de registro, por ejemplo, el número necesario se puede calcular a partir de las llegadas previstas durante la franja horaria de mayor afluencia. Para el registro de clientes potenciales, hay que aclarar si cada miembro del equipo necesita su propio dispositivo o si varias personas lo comparten. En las presentaciones centrales, puede ser útil contar con una pequeña reserva técnica.

Los tiempos de carga también deben incluirse en la planificación. Los dispositivos que se utilizan de forma móvil durante todo el día necesitan cargadores adecuados, estaciones de carga o un sistema de sustitución regulado. Dependiendo del dispositivo y del uso que se le vaya a dar, un cargador portátil puede ser un complemento útil. Tener una reserva resulta especialmente útil cuando la tecnología debe estar disponible sin interrupciones prolongadas.

Organizar la entrega, el montaje y la devolución

Los dispositivos disponibles se pueden enviar dentro de Alemania mediante envío urgente o nocturno. En caso de grandes cantidades, configuraciones previas complejas o franjas horarias de entrega especiales, el proceso se coordinará de forma individualizada. Las empresas internacionales también pueden solicitar hardware para eventos y proyectos en Alemania.

Para que todo vaya sobre ruedas, conviene aclarar con antelación la dirección de entrega, la persona de contacto, el acceso al pabellón y los horarios de recepción. Los recintos feriales suelen tener sus propias normas logísticas. Por eso, dependiendo del proyecto, puede ser más adecuado entregar el material en un hotel, una oficina o un almacén del evento que directamente en el stand.

Para la devolución, se proporcionan etiquetas de devolución y se organiza la recogida. El cliente embala los dispositivos de forma segura para el transporte en los embalajes previstos. La entrega y la recogida están incluidas en los gastos de envío, salvo que se acuerde lo contrario.

Lo que las empresas deben tener en cuenta al hacer la solicitud

Cuanto más precisa sea la información del proyecto, más adecuada será la oferta que te podamos hacer. Son especialmente importantes el tipo de dispositivo, la cantidad deseada, el periodo de alquiler, el lugar de uso y los accesorios necesarios. Además, deberías describir qué aplicaciones se van a utilizar y si se necesita alguna configuración previa.

También hay que indicar con antelación cualquier requisito especial, como el modo quiosco, tarjetas SIM, routers móviles, soportes de pie, auriculares, sistemas antirrobo, seguro o asistencia in situ. Si aún no tienes claro qué modelo de dispositivo elegir, puedes basar la selección en el uso que le vayas a dar. Para ello, hay que tener en cuenta, entre otras cosas, el rendimiento, la duración de la batería, el tamaño de la pantalla, el número de usuarios y las opciones de conexión.

La solicitud se envía a través de la lista de solicitudes. A continuación, get-IT-easy comprueba la disponibilidad y elabora un presupuesto personalizado. Los precios siempre se calculan en función del proyecto concreto.

Preguntas frecuentes sobre el alquiler de material para ferias y eventos

¿A partir de qué duración de alquiler se puede solicitar el alquiler de material para eventos?

El alquiler es posible a partir de un solo día. Así que la oferta es ideal tanto para días sueltos de eventos como para proyectos de varias semanas, giras promocionales y puestos de trabajo temporales.

¿Se pueden alquilar también grandes cantidades?

Sí, se pueden solicitar grandes cantidades. La disponibilidad depende del equipo que quieras, del periodo, de la configuración y de los accesorios necesarios. Si lo solicitas con antelación, facilita la planificación.

¿Se entregan los dispositivos ya configurados?

Es posible realizar una preconfiguración específica para cada proyecto. Esto puede incluir aplicaciones, cuentas, ajustes, presentaciones, tarjetas SIM, routers y otros requisitos. El alcance exacto se acuerda de forma individual.

¿Qué pasa con los datos después del evento?

Una vez devueltos, se borran los datos de los clientes de los dispositivos. Para proyectos con información confidencial, se puede solicitar un borrado certificado de datos.

¿Los dispositivos de alquiler no tienen signos de uso?

Como el hardware se ha utilizado varias veces, puede presentar ligeros signos de uso. Los dispositivos se revisan, se limpian y se preparan antes de cada uso, y se envían listos para funcionar. Lo más importante es que funcionen bien y sean fiables.

¿Se puede contratar un seguro?

Se puede contratar opcionalmente un seguro para los dispositivos, que puede ser útil, por ejemplo, en caso de robo o daños. Si se produce algún defecto o daño, hay que informar inmediatamente a get-IT-easy. Además, en caso de robo, hay que denunciarlo a la policía.

¿Pueden las empresas extranjeras alquilar hardware para una feria en Alemania?

Sí, también las empresas con sede en el extranjero pueden hacer una solicitud. El lugar de entrega, el periodo, la cantidad, la configuración y la devolución se adaptan según el uso que se le vaya a dar en Alemania.

¿Se puede ampliar el plazo a corto plazo?

En muchos casos es posible prorrogar el plazo, siempre que los equipos estén disponibles para ese periodo adicional. Es mejor que nos lo comuniques lo antes posible.

Conclusión: la tecnología adecuada para tu presencia concreta en la feria

El alquiler de hardware para ferias y eventos ofrece a las empresas una opción flexible para implementar aplicaciones digitales sin necesidad de mantener un parque de dispositivos a largo plazo. Las tabletas, los smartphones, los portátiles, las pantallas, los ordenadores, las gafas de realidad virtual y los accesorios adecuados se pueden adaptar al evento, al número de usuarios y al uso que se le quiera dar.

La ventaja económica no se debe solo al acceso temporal a los dispositivos. La preconfiguración, la entrega organizada, la devolución sencilla, los accesorios específicos para cada proyecto y el asesoramiento a la hora de elegir también reducen el esfuerzo interno. Al mismo tiempo, se pueden integrar mejor en la planificación del evento requisitos modernos como el registro digital de clientes potenciales, las presentaciones interactivas, la conectividad móvil, la seguridad de los datos y el uso múltiple.

Por eso, si estás organizando una feria, un congreso, una gira de presentación o un evento corporativo, deberías tener en cuenta el hardware desde el principio como parte del concepto global. A través de la lista de solicitud, puedes reunir los productos necesarios, las cantidades y los servicios adicionales. Partiendo de ahí, get-IT-easy te prepara un presupuesto personalizado para tu proyecto.

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